Pada masa Pembatasan Sosial Berskala Besar (PSBB), teknologi informasi dan komunikasi menjadi bagian penting dalam menunjang aktivitas masyarakat, termasuk pekerjaan kantor. Pekerjaan dan koordinasi dengan tim sebagai besar sudah dilakukan secara daring dengan menggunakan beberapa platform digital untuk mendukung pertemuan hingga rapat koordinasi. Lalu bagaimana agar tetap kondusif pada saat melakukan meeting virtual. Yuk, simak cara berikut ini :
1. Menentukan tema kegiatan yang jelas
Anda dapat mengatur tema kegiatan yang jelas supaya peserta yang mengikuti rapat tersebut tidak merasa waktunya terbuang percuma. Usahakan Anda mengirimkan undangan atau tema kegiatan setidaknya maksimal H-1 sebelum mengadakan rapat secara daring.
2. Tentukan pengaturan waktu
Bekerja dari rumah memiliki tantangan tersendiri karena ada hal-hal yang dapat mengganggu kelancaran pekerjaan Anda. Untuk itu, sebaiknya Anda menentukan pengaturan waktu supaya suasana menjadi kondusif. Misalnya rapat secara daring dilakukan dalam waktu 1 jam, Anda dapat melakukan pengaturan 35 menit untuk pembicara, 25 menit untuk diskusi.
3. Tentukan moderator
Meeting virtual memiliki risiko tinggi dalam terjadinya miskomunikasi misalnya karena jaringan internet atau audio. Disarankan Anda menentukan moderator untuk mengatur agar peserta tetap fokus pada topik yang dibicarakan. Moderator akan mengambil alih terselenggaranya rapat supaya berjalan dengan lancar.
4. Persiapkan peralatan pendukung
Anda harus mempersiapkan peralatan untuk rapat misalnya laptop, komputer, aplikasi rapat online, koneksi internet, mouse, buku catatan, charger dan sebagainya. Pastikan komputer atau laptop sudah diisi baterai sebelum melakukan rapat supaya tidak mati di tengah berjalannya rapat.
5. Meminimalisir gangguan luar
Nah, poin ini sangat penting dalam rapat. Jika Anda sedang mengikuti kegiatan rapat, pastikan Anda berada di ruangan yang nyaman dan tidak berisik. Ruangan yang berisik dapat mengganggu pembicara yang sedang memaparkan pada saat rapat sehingga audio-audio yang tidak jelas masuk ke aplikasi meeting tersebut. Sebaiknya Anda dapat meminimalisir gangguan pada saat rapat.
Berita terbaru dari Wantiknas
Beri rating artikel ini: